Nieuws

/Nieuws

13 februari 2019 – Praktisch digitaliseren op de werkvloer

Op woensdag 13 februari organiseert Onderhoud NL de bijeenkomst ‘Praktisch digitaliseren op de werkvloer‘. Deze bijeenkomst is voor alle leden (of aankomend leden) van Onderhoud NL

Drie sprekers belichten dit thema van verschillende kanten, te weten Johannes van den Berg van Appsharing over de Renovatieplanner, Remco Iburg van Prognotice over het Vision dashboard en Leonard Verweij van Verweij Houttechniek over ‘Van datacreatie naar renovatie’.

Aansluitend krijgt u een rondleiding langs de gerobotiseerde productielijn in de fabriek van Verweij Houttechniek.

U kunt zich hier aanmelden voor deze bijeenkomst!

Datum: woensdag 13 februari
Tijd: 12.30 uur
Locatie: Verweij Houttechniek, Barwoutswaarder 97 in Woerden

Dashboards voor vastgoedonderhoud: wat kunnen we straks, of eigenlijk nu al?

Dashboards voor vastgoedonderhoud bestaan al jaren in allerlei soorten en maten. Veel bedrijven werken er ook mee, bijvoorbeeld voor de financiën en het melden en afhandelen van storingen. Nu de branche steeds digitaler werkt en er steeds meer data beschikbaar komen, neemt de ontwikkeling van dashboards een vlucht. Door data aan elkaar te knopen kunt u via één dashboard inzicht krijgen in alles wat met uw vastgoed te maken heeft. Of u nu werkt aan opdrachtgevers- of opdrachtnemerszijde, het dashboard vertelt u exact wat u wilt weten, welke vraag u ook over uw vastgoed heeft. Toekomstmuziek? Zeker niet!

Het aantal vastgoedonderhoudsbedrijven dat opnames doet en werk uitvoert met een iPad in de hand in plaats van een notitieblok, is de laatste jaren explosief gestegen. Logisch, want die digitalisering bespaart tijd en daarmee kosten. Bovendien: steeds meer data over vastgoed zijn daardoor digitaal beschikbaar en dat biedt mogelijkheden om meer inzicht te krijgen in de staat van dat vastgoed. Vastgoedonderhoudsbedrijven kunnen daarmee betere en specifiekere MJOP’s maken en hun opdrachtgevers beter adviseren. Vastgoedeigenaren krijgen op hun beurt veel meer inzicht.

Althans, als het een beetje lukt om die data te combineren.

Wel veel data, toch geen inzicht

Want wat nu vaak nog het geval is, is dat data gefragmenteerd staan opgeslagen. Er staat wat bij de W-installateur, wat bij de E-installateur, bij de schilder, bij de dakdekker…. En elk van die disciplines heeft bij de woningcorporatie een eigen manager, dus volledig inzicht krijgen in het vastgoed is lastig. Dan kan het dus gebeuren dat in een wijk woningen worden voorzien van zonnepanelen, terwijl een jaar later blijkt dat het dak aan vervanging toe is. Of dat een complex een volledige schilderbeurt krijgt, omdat dit eens in de 8 jaar gebeurt. Maar een jaar later bij verduurzamingsmaatregelen blijkt dat dubbelglas het beste gerealiseerd kan worden met kunststof kozijnen en alle kozijnen dus vervangen moeten worden.

Alle antwoorden uit de data

Zulke situaties wil je natuurlijk voorkomen. Als vastgoedeigenaar wilt u inzicht en overzicht en als vastgoedonderhoudsbedrijf wilt u de opdrachtgever dat kunnen bieden. Hoe is de staat van het onderhoud en waar moet nu het eerste geld in worden gestoken? Als er zoveel procent houtrot is bij een complex, welke risico’s zijn er dan als dat niet binnen een bepaalde tijd wordt opgelost? Als ergens de asbest niet voor een bepaalde tijd wordt verwijderd, hoeveel gaat dat dan kosten?

Met al die data die nu wordt verzameld is het mogelijk om die inzichten te krijgen. Om als vastgoedeigenaar in piecharts te zien wat u belangrijk vindt om over te beslissen. Die data combineren namelijk, kan allang. Op onderdelen gebeurt dit nu ook al.

Samen rapporteren aan de opdrachtgever

Een goed voorbeeld zijn de 6 schildersbedrijven die ik in een eerder artikel al noemde. Zij kregen van een woningcorporatie de opdracht om samen, voor de langere termijn, het schilderwerk te verzorgen voor een groot aantal complexen. De woningcorporatie stelde daarbij wel de voorwaarde dat de zes bedrijven gezamenlijk rapporteren. Dat betekent dus: uniforme informatie ophalen, die data op een hoop gooien en daar de informatie uithalen waar de woningcorporatie in is geïnteresseerd. Wij hielpen door onze software Vision daar als onafhankelijke derde boven te hangen. Een plek waar alle gegevens veilig in landen en waardoor alle bedrijven gewoon in hun eigen systemen kunnen blijven werken, met hun eigen apps, werkbonnen en calculaties.

Precies dat is ook mogelijk over al het vastgoed en met alle onderhoudspartijen. Stelt u zich eens voor hoeveel meer inzicht u dan krijgt en hoeveel beter onderbouwd uw beslissingen worden. Want alle informatie die u als vastgoedeigenaar nodig heeft om de juiste beslissingen te nemen is er al, het enige wat nog moet gebeuren is die data koppelen en er de juiste gegevens en analyses uit kunnen halen.

Snappen waar de data over gaan

Wel belangrijk daarbij: snappen wat de inhoud is van de informatie die gepresenteerd wordt. Het nadeel van big data is namelijk dat als je gaat grasduinen in die data, je ook verkeerde conclusies kan trekken. Dat je dan bij een hete zomer als er veel ijsjes worden verkocht en veel oude mensen doodgaan, de conclusie trekt dat die mensen zijn doodgegaan door die ijsjes.

Of neem drie onderhoudsbedrijven die werken voor een woningcorporatie, waarbij de first time fix boven de 90% moet liggen, maar die bedrijven er allemaal een eigen werkwijze op nahouden die zij fijn vinden. Het ene bedrijf zegt: ‘Ik val de bewoners niet lastig, ik bel alleen aan en kom daarna nog eens langs als de bewoner wel thuis is’. Die scoort dus laag, want is dan twee keer langs geweest. Het andere bedrijf zegt: ‘Ik ga eerst bellen en weet zeker dat de bewoner thuis is en ga dan langs’. Die getallen zijn niet met elkaar te vergelijken. De bewoner heeft in beide gevallen evenveel ‘last’ en toch scoort het ene bedrijf slechter dan het andere.

Alles is al mogelijk

Kortom: data verschaffen nu al de inzichten die u nodig heeft, of u nu werkt bij een vastgoedonderhoudsbedrijf of vastgoedeigenaar bent. Alle afzonderlijke databronnen combineren is namelijk allang mogelijk. En ja, iedereen kan daarbij gewoon blijven werken met zijn eigen software en systemen. Wel belangrijk: nooit alleen naar het dashboard kijken, maar ook luisteren naar de achterliggende toelichting. En snappen waar de data die worden gepresenteerd over gaan.

Meer weten over wat wij hierin voor u kunnen betekenen? Neem contact met mij op, ik denk graag met u mee over hoe uw vastgoeddata uw bedrijfsvoering nog verder kunnen verbeteren.

Ik wil meer weten over de mogelijkheden van Vision

Al die data! Hoe maak je daar chocola van voor je opdrachtgever?

Big data in vastgoedonderhoud, lees je er niet over, dan praat je er wel over tegenwoordig. Het is fantastisch wat er allemaal al kan en in de toekomst nog mogelijk gaat zijn, maar hoe gaat jouw bedrijf daar succesvol gebruik van maken? Data hebben we immers in overvloed. Data verzamelen is niet echt de uitdaging. Die data goed bij elkaar brengen en er inzichten uit verkrijgen wel. Helemaal omdat er vaak zoveel partijen bij vastgoedonderhoud betrokken zijn. Er staat wat informatie hier, er staat wat informatie daar… Je weet veel op deelgebieden, maar wat als de opdrachtgever vraagt: wat is mijn slechtste pand en waar heb ik de meeste storingen? Probeer dat maar eens uit al die verschillende systemen te krijgen…. Onze eigen opdrachtgevers attendeerden ons op dit groeiende probleem en nu hebben we een oplossing die werkt. Aan de hand van voorbeelden uit onze eigen praktijk vertel ik er meer over.

Laat ik beginnen met het voorbeeld van het inspectiebedrijf dat onlangs contact met ons opnam. Dit bedrijf heeft het druk. Ze rennen zich, zogezegd, drie slagen in de rondte om het werk dat er ligt gedaan te krijgen. En dan komt er een opdrachtgever bij dit inspectiebedrijf die vraagt: ‘Kunnen jullie voor ons niet eens alle informatie over beheer en onderhoud centraliseren en in een dashboard aanbieden? Dan hebben wij een compleet overzicht van de status van ons bezit?’

Online rapportage vastgoedonderhoud data

Het inspectiebedrijf weet dat dit kan. Natuurlijk kan het. Maar wat een werk! Alle data over het vastgoed zitten immers bij verschillende partijen, in verschillende systemen. Er zit wat bij hen, er zit wat bij de e-installateur, er zit wat bij de w-installateur, wat bij de schilder en ga zo maar door. Het zit in ERP-systemen, het zit in Excel-bestanden… Nou ja, je begrijpt het, dat wordt verzamelen, uitpluizen, omzetten en nog veel meer.

 

Verzamelen, uitpluizen omzetten…of niet?!

Het inspectiebedrijf belde ons namelijk om te vragen of wij iets voor ze konden betekenen en het antwoord daarop is ja. Door de vele gesprekken die wij eigenlijk continu voeren met alle partijen die betrokken zijn bij vastgoedonderhoud, kwamen we er een paar jaar terug al achter dat die versnippering van data een groeiend probleem is.

We hebben steeds meer data, maar als je die data niet goed bij elkaar kunt brengen ben je beperkt in wat je ermee kan. En opdrachtgevers en onderhoudspartijen wíllen die data bij elkaar brengen. Opdrachtgevers zoals woningcorporaties krijgen in toenemende mate een regierol in plaats van een actieve rol in de uitvoering. En ja, als vastgoedeigenaar wil je inzicht in je totale bezit, niet alleen over een stukje of vanuit één specifieke discipline.

Wat is mijn slechtste pand?

En daar kom ik bij mijn tweede voorbeeld dat we nu steeds vaker in de praktijk tegenkomen: de veranderende rol van woningcorporaties. Voorheen zat de planning, aansturing en controle bij de woningcorporaties. In toenemende mate echter, kiezen woningcorporaties voor een regierol en wordt het vastgoedonderhoud aan externe partijen overgelaten. Zwart-wit gezegd controleren deze woningcorporaties nog wel, maar verder laten ze het grotendeels aan de markt over.

Deze woningcorporaties hebben dan bijvoorbeeld twee bedrijven die voor hen de werktuigbouwkundige (W) kant doen en twee die de hele elektrotechnische (E) kant doen. De woningcorporatie krijgen dan wel inzicht in hoe de W en E ervoor staan,  maar eigenlijk wil deze organisatie weten: wat is mijn slechtste pand, waar heb ik de meeste storingen? En probeer het antwoord op die vragen maar eens uit die verschillende systemen te krijgen….

Heb jij snel een antwoord?

Mijn derde en laatste voorbeeld heeft betrekking op hoe het ook ingewikkeld kan zijn als je een groot bedrijf hebt met veel afdelingen en vestigingen en je opdrachtgever om meer inzicht vraagt. Wat als jouw opdrachtgever je vraagt inzicht te geven in welke storingen hij heeft gehad aan welke apparaten, hoe lang het duurde voordat je daar een werkbon van had gemaakt, hoe snel je het probleem had opgelost, welke panden nu het eerst aan de beurt zijn om te verduurzamen, hoeveel facturen je nog uit hebt staan die niet zijn betaald et cetera? Heb je dan snel een antwoord?

De oplossing: een onafhankelijke informatie-laag ertussen

Vision online rapportage tool Prognotice

Kortom: er zijn steeds vaker situaties waarbij onderhoudsbedrijven en/of hun opdrachtgevers tegen het probleem aanlopen dat de data waar zij iets uit willen leren zijn opgeslagen in verschillende systemen. Daarom ontwikkelden wij Vision: een dashboard waar je de gegevens uit die verschillende systemen eenvoudig in kan laten landen, om er vervolgens de antwoorden uit te krijgen die je zoekt. Het is een soort extra, onafhankelijke informatie-laag, die wordt gecreëerd om compleet inzicht te krijgen. Als opdrachtgever blijf je eigenaar van de data van je bezit en alle betrokken bedrijven kunnen gewoon in hun eigen systemen blijven werken, met hun eigen werkbonnen en calculaties.

Meer weten over deze nieuwe ontwikkeling? Neem contact met mij op, ik praat je graag bij.

Allemaal dezelfde software om samen te rapporteren aan de corporatie? Niet nodig!

Met de vele uitdagingen waar woningcorporaties momenteel voor staan (verduurzaming, renovatie, gasloos, nieuwbouw om er een paar te noemen) worden data steeds belangrijker. Data over het bezit geven immers inzicht in het bezit en geven daarmee sturing aan beslissingen. Dan is het wel belangrijk om de beschikking te hebben over complete data. Dat lijkt nog niet altijd even makkelijk. Als je van 6 schildersbedrijven apart rapportages ontvangt weet je immers nog niet wat qua houtrot je slechtste gebouw is. Ligt de oplossing er dan in om alle partijen die voor je werken hun rapportages te laten doen in hetzelfde systeem? Gelukkig niet. Er is een veel eenvoudiger alternatief.

Als het gaat om inzicht krijgen in je bezit hebben woningcorporaties er logischerwijs het meeste aan als de onderhoudspartijen die voor hen werken de koppen bij elkaar steken. Neem de verduurzamingsopgave en de ambitie om alle corporatiewoningen op termijn van het gas af te halen. Om te kunnen bepalen welke woningen je het eerst aanpakt wil je inzicht in de staat van die woningen. Het complex waar nog niet zo lang geleden alle ketels zijn vervangen is niet het complex dat bovenaan de lijst staat.

Veel informatiebronnen, veel Excel-bestanden

Om dat overzicht en inzicht te krijgen is het cruciaal om de data over je bezit te kunnen bundelen en analyseren. Met al die verschillende onderhoudspartijen die voor je werken lukt dat alleen niet altijd. Zij werken immers veelal met een eigen systeem voor bijvoorbeeld salarisadministratie, urenregistratie en materieel, waarin zij ook de registraties doen van het werk aan woningen en gebouwen.

Het resultaat is dat je te maken hebt met allerlei verschillende informatiebronnen, wat het analyseren er niet makkelijker op maakt. Of de onderhoudspartijen leggen zelf hun data over elkaar. Ze kiezen dan vaak voor een Excel-bestand, wat veel tijd kost om te maken. Groot nadeel is ook dat het vaak maar door één iemand bewerkt kan worden en de kans op fouten groot is. Ik weet hoe groot deze worsteling is, omdat ik veel praat met onderhoudspartijen en woningcorporaties. Een quote die me bijbleef is die van een manager vastgoed van een woningcorporatie die zei: “Ook al is het nog zo goed bedoeld, we worden gek van al die excelletjes en informatiebronnen die we krijgen.”

Eén specifiek softwareprogramma voorschrijven?

In enkele gevallen gebeurt het dat woningcorporaties om die reden voorschrijven dat alle onderhoudspartijen in één bepaald systeem moeten werken. Dat klinkt logisch, maar is voor de onderhoudspartijen geen sinecure. Zij hebben immers al een systeem dat zij al jaren gebruiken, dat ze goed op orde hebben en waar hun medewerkers goed mee overweg kunnen. Het is bepaald niet niks om dan over te moeten stappen op iets anders. En wat doen ze dan met al die andere processen die ze ook registreren? Krijgen zíj dan allerlei systemen naast elkaar? Dat is onwenselijk en zeker niet onbelangrijk: het kost tijd en geld. En dat werkt uiteindelijk kostenverhogend voor de woningcorporatie.

“Dit is precies wat we nodig hebben”

Kortom: het is niet makkelijk om goed inzicht te krijgen in de data van je bezit als je met veel verschillende onderhoudspartijen samenwerkt. Of toch wel? Wij zagen al langer dat zowel woningcorporaties als onderhoudspartijen hiermee worstelen en zijn gaan nadenken over een oplossing. Die oplossing is er nu, namelijk Vision. Ons uitgangspunt: iedereen moet met zijn eigen systeem kunnen blijven werken en tegelijkertijd moet het eenvoudig zijn om samen te rapporteren aan de woningcorporatie. Dat is gelukt, zo blijkt onder meer uit de reactie van diezelfde manager vastgoed die gek werd van al die excelletjes. Hij zei namelijk: “Dit is precies wat we nodig hebben.”

Inzicht en overzicht

Vision hangt als een soort onafhankelijke derde boven alle systemen die in gebruik zijn. Het is de plek waar alle gegevens veilig in landen en waarmee je samen de inzichten genereert waar de woningcorporatie zo’n behoefte aan heeft. Belangrijk is natuurlijk wel dat je afspraken maakt over hoe je de dingen benoemt. Dus dat je op het formulier voor de klanttevredenheid allemaal dezelfde vragen stelt en dezelfde antwoordopties geeft. Als die basis goed is kan iedereen gewoon met zijn eigen systeem (en apps!) blijven werken, Vision bundelt die data daarna op een overzichtelijke manier, zodat je er samen voor de woningcorporatie alle inzichten uit kan halen die van belang zijn (lees hier een voorbeeld uit de praktijk).

Nieuwsgierig geworden naar wat Vision voor jouw bedrijf of woningcorporatie kan betekenen? Ik kom graag langs om samen te bekijken wat er gerapporteerd moet worden en hoe Vision daarbij kan helpen. Neem gerust contact met mij op.

Inspectie-data CV ketels inzichtelijk gemaakt met Vision

Het CV onderhoudsbedrijf Bonarius is gek op automatiseren. Het bedrijf werkt met de digitale formulieren app van MoreApp voor het inspecteren van rookgas (RGA), CV ketels, kwaliteit van het werk en bedrijfsauto’s. Bonarius verzamelt alle data uit deze digitale formulieren en presenteert deze informatie via het Vision-portaal aan de opdrachtgever (de woningcorporaties).

Bedrijf

Bonarius houdt zich vooral bezig met regulier onderhoud aan ruim 180.000 CV ketels in opdracht van woningcorporaties en commerciële vastgoedbeheerders.

Formulieren

Het bedrijf werkt met Vision , het portaal van Prognotice, waarop zij de meetresultaten toont aan de woningcorporatie. Dit portaal wordt voorzien van de informatie die wordt opgenomen in het veld met het digitale formulier voor rookgas afvoeren. De woningcorporatie heeft zo in één oogopslag inzichtelijk waar er aandacht aan besteed moet worden.

“Onze klant is razend enthousiast over de wijze waarop wij data presenteren. Met name de rookgasafvoeren want dat heeft direct te maken met de veiligheid van de bewoner.”
Marco Dee – CFO Bonarius bedrijven

Uitdaging

Het vastleggen van de informatie over de rookgasafvoer is niet eenvoudig. Voorheen werkte Bonarius met papier en Excel. Dat koste veel tijd.

Oplossing

Inrichten naar eigen wens
De formulieren app kan geheel naar eigen wens ingericht worden. Het bedrijf is in korte tijd opgeleid om ieder formulier zelf te kunnen bouwen – dat is het ideale van MoreApp. “Een ingevuld formulier stuurden we eerder naar de opdrachtgever en neem van mij aan dat dat er veel waren.” Het Vision portaal geeft de opdrachtgever inzicht, er kan eenvoudig gezocht worden naar de uitzondering zonder te verdrinken in een stapel formulieren. De combinatie van Prognotice (Vision portaal) en de digitale formulieren van MoreApp is een winnende combinatie waar veel andere bedrijven voordeel bij kunnen hebben.

Tijdsbesparing
Bonarius is van plan deze portalen aan te bieden bij meer klanten. Naast de besparing in uren door snelle en nauwkeurige opname met de inspectie app is het vooral de klanttevredenheid die de investering in het portaal meer dan goed maakt. Intern kunnen de monteurs en leidinggevenden direct de resultaten en verbeterpunten inzien. Het leereffect en de kwaliteit van het afgeleverde werk van Bonarius is toegenomen.

 

Samenwerken in de onderhoudsbranche – Woningcorporatie bepaalt?

Samenwerken begint bij vertrouwen en elkaar leren kennen.  Prognotice brengt graag bedrijven samen, niet alleen om te netwerken, maar ook om kennis te delen of nieuwe initiatieven te starten. Zo spraken we begin juni met een aantal installatie- en gevelonderhoudsbedrijven over RGS. Op 20 juni jl kreeg dit eerste gesprek een passend vervolg met een andere groep bedrijven. Tijdens een heerlijke lunch spraken wij met Joep Kemkens (Kemkens), Edwin Suttorp (Breman) en Petri Bosch (Weijman) over de actuele ontwikkelingen bij de woningcorporaties.

Uitdagingen genoeg!

Al snel werd duidelijk dat er nog veel werk te verzetten is en de uitdaging van de CO2-besparing is groot. Maar dat is niet de enige uitdaging waar deze bedrijven voor staan. Ook over de schaarste op de arbeidsmarkt wordt uitgebreid gesproken. Een aantal partijen geeft al op de lagere school voorlichting aan ouders over het technische vak en de toekomstmogelijkheden voor hun kroost om daarin verder te gaan. Daarnaast is samenwerken een belangrijk onderwerp, elke onderhoudspartij is betrokken bij een samenwerking van enige omvang.

Wie pakt de regie?

Het is mooi om te horen dat de onderhoudsbedrijven de regierol op zich willen nemen. Echter wordt de keuze wie de regie gaat voeren  mede bepaald door de complexiteit en het financiële aandeel bij een (renovatie-)project. En uiteindelijk is het de woningcorporatie die het definitieve besluit neemt. In deze samenwerkingen zoeken partijen elkaar niet snel op. Men verwacht dat de opdrachtgever een coördinerende rol op zich neemt.

Data steeds belangrijker

De bedrijven die wij spraken hebben de data goed op orde. Ze kunnen de opdrachtgever alles aanleveren wat deze wenst of eist. Maar in de samenwerking ziet men nog wel verbeterslagen. Elk bedrijf werkt met zijn eigen systemen en eigen gekozen apps. Het verwerken van deze data naar een voor de opdrachtgever leesbaar formaat is niet eenvoudig. Aan tafel wordt gesproken over het omzetten van data naar informatie. En dat bij voorkeur discipline onafhankelijk, zodat er voor de woningcorporatie een compleet overzicht van zijn bezit en de staat van onderhoud gemaakt kan worden. Dat overzicht zal een bijdrage leveren in het maken van de juiste keuzes.

Tot slot wordt nog gesproken over de kosten van deze informatie en voor wiens rekening deze is. Daarover zijn de meningen nogal verdeeld en lossen we niet op tijdens deze lunch. Een mooi onderwerp waar we graag met een volgende groep van bedrijven uit de vastgoedwereld over doorpraten. Heeft u hier een uitgesproken mening over? We gaan graag een (goed) gesprek met u aan!

De volgende stap in RGS – installatie en gevelonderhoud met elkaar in gesprek

V.l.n.r. Hans Wortelboer (SW), Remco Iburg (Prognotice), Wilbert Koppers (Feenstra), Thijs Draper (Prognotice), Rob Hagemans (Hagemans Vastgoedonderhoud)

Op 6 juni jl hebben we op een prachtige locatie onder het genot van een heerlijke lunch een goed gesprek met een kleine selectie van onze klanten. Een gemêleerd gezelschap afkomstig uit de diverse disciplines. We hebben kunnen vaststellen dat samenwerken tussen deze bedrijven (installatie en vastgoedonderhoud) toegevoegde waarde levert voor de woningcorporatie. Vanuit het energie oogpunt en het ontkoppelen van aardgas is het te verklaren dat de woningcorporatie contact opneemt met de installatiebedrijven voor het opstellen van een plan. Echter, de eerste stap die genomen moet worden in de bestaande bouw is het isoleren van de schil. Pas daarna kan men verder denken over de alternatieven voor verwarming, ventilatie en tapwater.

Woningcorporaties horen graag van één partij de oplossing voor de verplichte verduurzaming van de komende periode die zij in het beleid kunnen opnemen. Het is tijd dat de verschillende disciplines de handen in één slaan. Gezamenlijk kunnen zij de verduurzaming meetbaar maken, bijvoorbeeld % CO2 verlaging. Het aantonen met behulp van data is al belangrijk,  maar zal in de toekomst steeds belangrijker worden.

Tijdens de lunch hebben we gebrainstormd over wat de vervolgstappen zouden kunnen zijn om samen op te trekken richting de woningcorporaties. Eén daarvan was het  betrekken van het bestaande Executive Platform Ketensamenwerking van Nyenrode Business Universiteit. Zij kunnen zorgen voor de onderbouwing van het succes van ketensamenwerking. Daarnaast nodigt Prognotice op al haar evenementen altijd vertegenwoordigers uit de verschillende disciplines uit en bieden de bijeenkomsten altijd meer dan voldoende ruimte om te netwerken.

Genoeg ideeën die we de komende periode meer vorm zullen gaan geven. Wilt u ook meedenken of betrokken worden bij deze initiatieven? Neem dan contact met ons op.

Samen rapporteren aan je opdrachtgever: de woningcorporatie? Hier lees je hoe!

Enige tijd terug riep een van onze klanten onze hulp in bij een specifiek probleem. Zij hadden een app aangeschaft om de papieren formulieren die ze altijd gebruikten voortaan digitaal in te vullen. Op zich handig, behalve dat het bij het werk voor woningcorporaties resulteerde in heel, heel veel pdf’jes. Dat kon zo niet naar de opdrachtgever! Onze klant vroeg ons wat wij konden doen, waarop we samen een systeem ontwikkelden om de digitale formulieren te verzamelen in een database. Vanuit die database kan onze klant nu alles rapporteren wat de opdrachtgever wil weten. Zo ontstond Vision, dat ook bijzonder geschikt is als rapportage-tool voor bedrijven die gezamenlijk grote opdrachten uitvoeren voor woningcorporaties. Aan de hand van voorbeelden uit onze praktijk leg ik hieronder uit hoe het werkt.

U herkent misschien ook wel de veranderingen bij woningcorporaties die wij via onze klanten veel tegenkomen. Een van die veranderingen is de grote behoefte aan meer en beter inzicht in (de staat van) het bezit. Woningcorporaties hebben in veel gevallen fusies achter de rug, waardoor goede informatie over hun bezit niet een, twee, drie voorhanden is. Terwijl ze die goede informatie wel nodig hebben, zeker met het oog op de grote verduurzamings- en renovatieopgave waar ze voor staan.

Werkelijk inzicht

Onze klant uit het voorbeeld in de inleiding kreeg bijvoorbeeld de opdracht om een ‘woning APK’ uit te voeren. Een controle om de staat van woningen en installaties inzichtelijk te krijgen. Je moet er niet aan denken om dan honderden pdf’jes naar de woningcorporatie te moeten sturen. Of zelf al die formulieren door te spitten op zoek naar concrete inzichten.

Wij hielpen door geüniformeerde digitale formulieren te maken (ziet de cv ketel er netjes uit, zijn er geen leksporen bij het kraantje, van welk type is de rookgasafvoer et cetera) en alle data in een database te verzamelen. Zo ontstond een data lake met waardevolle informatie, waar onze klant met Vision vervolgens alle antwoorden uit kan halen.

Overeenkomst voor de langere termijn

Vision is ook een zeer praktisch hulpmiddel in nóg een nieuwe ontwikkeling bij woningcorporaties. Namelijk dat zij hun onderhoud steeds vaker uitbesteden en opdrachten anders in de markt gaan zetten.

Een goed voorbeeld daarvan zijn 6 schildersbedrijven die gezamenlijk een lange termijn samenwerkingsovereenkomst afsloten met een woningcorporatie. Zij kregen de opdracht om samen, voor de langere termijn, het schilderwerk te verzorgen voor een groot aantal complexen. Heel anders dus, dan hoe het vroeger ging, toen zij per complex een schildersopdracht kregen via de opzichter van dat complex.

Voorwaarde: gezamenlijk rapporteren

De woningcorporatie stelt bij deze nieuwe samenwerkingsvorm wel de voorwaarde dat de 6 bedrijven gezamenlijk rapporteren. Dat bleek complexer dan gedacht. Uniforme informatie ophalen over de complexen was stap 1 en dat kan natuurlijk goed geregeld worden via gezamenlijk opgestelde digitale formulieren. Maar die data vervolgens op een hoop gooien en daar de informatie uithalen waar de woningcorporatie in is geïnteresseerd, dat bleek lastig.

De data hebben is immers één ding, daar vervolgens inzichten uit halen een tweede. De woningcorporatie wilde bijvoorbeeld weten: waar zit het meeste houtrot, waar is de glansgraad niet goed, waar is de hechting niet goed? En dan niet per complex, maar over alle complexen.

Onafhankelijk en veilig

Tja, dan werpt zich in zo’n samenwerking altijd wel een partij op om de data samen te voegen voor een gezamenlijke rapportage. Maar dan geef je als bedrijf al je data aan een ander. Dat is wel even wat. Zeker als dat een complex Excel-bestand wordt waar waarschijnlijk maar één iemand in kan werken, met een grote afhankelijkheid als gevolg.

Vanuit de behoefte van die schildersbedrijven – en inmiddels ook steeds meer andere samenwerkingen van bedrijven – hangt Vision er nu als onafhankelijke derde boven. Een plek waar alle gegevens veilig in landen. Alle bedrijven kunnen gewoon in hun eigen systemen blijven werken, met hun eigen werkbonnen en calculaties.

Samen inzicht geven

Zo kun je samen de inzichten genereren waar je opdrachtgever zo’n behoefte aan heeft. Alle woningen moeten op termijn van het gas af. Via digitale formulieren en Vision kun je dan inzichtelijk maken waar nog cv ketels staan en van welk type en bouwjaar die zijn. En filter je bijvoorbeeld de woningen eruit die een cv ketel hebben die ouder is dan 14 jaar. Je wilt immers niet de net nieuwe cv ketels gaan vervangen.

Kortom: het begint met uniform data ophalen, vervolgens is het zaak die data in een goed systeem te gieten, zodat je daarna álles uit het data lake kunt halen.

Interesse in meer informatie over Vision? Neem gerust contact met mij op.

Rapporteren is zo makkelijk

Prognotice organiseerde op woensdag 11 april een ontbijtsessie die volledig in het teken stond van het vastleggen en rapporteren van data. Dé oplossing hierbij is Vision van Prognotice, de online rapportagetool voor het digitaliseren van inspectieformulieren én het maken van online inzichten en dashboards. Tijdens deze ontbijtsessie hebben wij aan de hand van een aantal aansprekende businesscases, de aanwezige vastgoedonderhoudsbedrijven, installateurs en opdrachtgevers meegenomen in de nieuwste ontwikkelingen en mogelijkheden van Vision.

Voor bedrijven ‘met een kwast of steeksleutel’

Remco Iburg (directeur Prognotice) benadrukte bij zijn inleiding dat Prognotice zich richt op de onderhoudspartijen, of zoals hij dat zegt “met een kwast of steeksleutel”. We helpen hen graag met het aanleveren van de juiste informatie richting de opdrachtgevers. Het is essentieel dat het voor servicetechnici leuk en makkelijk is. De administratieve last groeit met de dag maar vormt een belangrijke sleutel in de rest van het proces. Om aan de vraag van de opdrachtgevers te kunnen voldoen verzamelt Vision data uit verschillende bronnen zoals het ERP systeem, de werkbon, het MJOP of de inspectieformulieren. Bij alle onderhoudsbedrijven zijn dit gescheiden systemen waardoor het een tijdrovende klus is om de juiste rapportages over het geheel aan de opdrachtgever te presenteren.

Presenteren van data uit verschillende bronnen

Vision biedt (samenwerkende) onderhoudspartijen dé oplossing. Door de verschillende informatiesystemen bij de onderhoudspartijen uit te lezen en de data te verwerken in het Vision datalake. Dit is een centrale, gestructureerde en slimme database die de gevraagde inzichten snel en eenvoudig genereerd over de gehele vastgoed portefeuille! Iburg vervolgt;”Het mooie is dat we dit nu al een aantal keer bewezen hebben. Zowel vastgoedonderhoudsbedrijven als installatiebedrijven geven de opdrachtgevers een goed beeld hoe het vastgoed erbij staat. Met behulp van deze data kan een opdrachtgever beleidsbeslissingen nemen, de volledige informatie is immers in beeld en daarop zal men sturen.”

Datalake: de spil van uw rapportages

Ter onderbouwing van de presentatie van Iburg, demonstreerde Arjen Koster (technisch directeur Prognotice ) de software. Stap voor stap volgende hij het proces; het opstellen van een digitaal inspectieformulier, het landen van de data in het datalake en het presenteren van de inzichten (met slim gecombineerde data uit het datalake) op het portaal. De kern van deze ontbijtsessie: Vision helpt onderhoudspartijen met het structuren van data uit meerdere bronnen om vervolgens de gevraagde inzichten op een mooi portaal aan de opdrachtgever te tonen.

Het laatste deel van de bijeenkomst had vooral een informeel karakter en bestond uit het verder kennismaken met elkaar, want: bij Prognotice ontmoeten onderhoudsbedrijven elkaar!

“Meer inzicht dan ooit!”

Zo werken 6 onderhoudspartijen efficiënt samen voor een woningcorporatie

Hoe zorgt u samen met uw co-partners voor een heldere, eenduidige en realtime rapportage naar de gezamenlijke opdrachtgever? Voor veel bedrijven, ook binnen het totaalonderhoud, een hele uitdaging. Willems Vastgoedonderhoud heeft samen met 5 co-partners in een samenwerking voor een grote woningcorporatie de handen ineengeslagen en deze uitdagende case voorgelegd aan Prognotice. We spraken met Tim Willems, directeur van Willems Vastgoedonderhoud, over hoe hij samen met de co-partners hier een oplossing voor heeft gevonden.

De eerste uitdaging: het in beeld brengen van de objecten

Na de aanbesteding zijn de 6 onderhoudspartijen verantwoordelijk geworden voor het onderhoud van de 45000 wooneenheden, verspreid over 850 complexen. “De aanwezige informatie over de objecten was, door diverse reorganisaties, niet meer up-to-date. Door middel van een zogenaamde quickscan, een visuele controle, hebben we de objecten in kaart gebracht”, aldus Tim Willems. “Voor een dergelijke omvangrijke klus is een Excellijst voor alle 6 bedrijven niet meer toereikend. Zo kwamen we uit bij Prognotice. Zij hebben naast een oplossing voor MJOP ook een oplossing op gebied van online-rapportages: Vision. Hiervan gebruiken we de digitale formulieren app en het rapportage-portaal. De samenwerkende bedrijven en onze opdrachtgever beschikken nu over optimaal inzicht.”

Ook aan de slag met digitale formulieren? Start hier!

“Meer inzicht dan ooit!”

“Nadat we alle informatie via de quickscan hadden verzameld, hebben we de eerste resultaten gepresenteerd aan de opdrachtgever. Zij waren enthousiast en gaven aan meer inzicht te hebben dan ooit!” Met de digitale informatie uit de quickscan kon met Vision inzicht gegeven worden over de huidige status van de verschillende objecten. Daarmee hebben we een prioriteitenlijst opgesteld. En ontstond er een lijst met zo’n 120 objecten die als eerste aangepakt moesten worden. Dankzij de slimme dwarsdoorsnedes konden deze objecten op een gelijkwaardige manier verdeeld worden onder de 6 onderhoudsbedrijven, zodat risico en hoeveelheid werk evenredig verdeeld was.”

Gebouwbeheer vastgoedonderhoud portaal inzichten rapportage Vision Prognotice

Informatie gebundeld uit diverse systemen

“In het dagelijks werk gaat deze oplossing veel tijd schelen. Maar belangrijker is de invulling van de vraag van de Raad van Bestuur van onze opdrachtgever”, aldus Tim Willems. “Zij hadden drie basisvragen die wij moesten beantwoorden. Deze hadden betrekking op de kwaliteit, de ontwikkeling van het complex gedurende de samenwerking en een integraal inzicht in het MJOB. Met de oplossingen van Vision kunnen we over een langere periode trendlijnen presenteren. Zo kunnen we de Raad van Bestuur het verloop van de conditie van de objecten laten zien over de periode van samenwerken. Dit kunnen we ook afzetten tegen de gemaakte kosten van onze werkzaamheden. Deze informatie komt uit diverse verschillende systemen, ook bij ons co-partners. Als we dat allemaal handmatig hadden moeten doen en via verschillende Excels, was dat niet zo snel gelukt. En waren we zeker niet zo flexibel geweest!”

Meer weten over Vision en Prognotice? Kom naar het data-event op 3 oktober a.s.