Allemaal dezelfde software om samen te rapporteren aan de corporatie? Niet nodig!

/, Nieuws/Allemaal dezelfde software om samen te rapporteren aan de corporatie? Niet nodig!

Met de vele uitdagingen waar woningcorporaties momenteel voor staan (verduurzaming, renovatie, gasloos, nieuwbouw om er een paar te noemen) worden data steeds belangrijker. Data over het bezit geven immers inzicht in het bezit en geven daarmee sturing aan beslissingen. Dan is het wel belangrijk om de beschikking te hebben over complete data. Dat lijkt nog niet altijd even makkelijk. Als je van 6 schildersbedrijven apart rapportages ontvangt weet je immers nog niet wat qua houtrot je slechtste gebouw is. Ligt de oplossing er dan in om alle partijen die voor je werken hun rapportages te laten doen in hetzelfde systeem? Gelukkig niet. Er is een veel eenvoudiger alternatief.

Als het gaat om inzicht krijgen in je bezit hebben woningcorporaties er logischerwijs het meeste aan als de onderhoudspartijen die voor hen werken de koppen bij elkaar steken. Neem de verduurzamingsopgave en de ambitie om alle corporatiewoningen op termijn van het gas af te halen. Om te kunnen bepalen welke woningen je het eerst aanpakt wil je inzicht in de staat van die woningen. Het complex waar nog niet zo lang geleden alle ketels zijn vervangen is niet het complex dat bovenaan de lijst staat.

Veel informatiebronnen, veel Excel-bestanden

Om dat overzicht en inzicht te krijgen is het cruciaal om de data over je bezit te kunnen bundelen en analyseren. Met al die verschillende onderhoudspartijen die voor je werken lukt dat alleen niet altijd. Zij werken immers veelal met een eigen systeem voor bijvoorbeeld salarisadministratie, urenregistratie en materieel, waarin zij ook de registraties doen van het werk aan woningen en gebouwen.

Het resultaat is dat je te maken hebt met allerlei verschillende informatiebronnen, wat het analyseren er niet makkelijker op maakt. Of de onderhoudspartijen leggen zelf hun data over elkaar. Ze kiezen dan vaak voor een Excel-bestand, wat veel tijd kost om te maken. Groot nadeel is ook dat het vaak maar door één iemand bewerkt kan worden en de kans op fouten groot is. Ik weet hoe groot deze worsteling is, omdat ik veel praat met onderhoudspartijen en woningcorporaties. Een quote die me bijbleef is die van een manager vastgoed van een woningcorporatie die zei: “Ook al is het nog zo goed bedoeld, we worden gek van al die excelletjes en informatiebronnen die we krijgen.”

Eén specifiek softwareprogramma voorschrijven?

In enkele gevallen gebeurt het dat woningcorporaties om die reden voorschrijven dat alle onderhoudspartijen in één bepaald systeem moeten werken. Dat klinkt logisch, maar is voor de onderhoudspartijen geen sinecure. Zij hebben immers al een systeem dat zij al jaren gebruiken, dat ze goed op orde hebben en waar hun medewerkers goed mee overweg kunnen. Het is bepaald niet niks om dan over te moeten stappen op iets anders. En wat doen ze dan met al die andere processen die ze ook registreren? Krijgen zíj dan allerlei systemen naast elkaar? Dat is onwenselijk en zeker niet onbelangrijk: het kost tijd en geld. En dat werkt uiteindelijk kostenverhogend voor de woningcorporatie.

“Dit is precies wat we nodig hebben”

Kortom: het is niet makkelijk om goed inzicht te krijgen in de data van je bezit als je met veel verschillende onderhoudspartijen samenwerkt. Of toch wel? Wij zagen al langer dat zowel woningcorporaties als onderhoudspartijen hiermee worstelen en zijn gaan nadenken over een oplossing. Die oplossing is er nu, namelijk Vision. Ons uitgangspunt: iedereen moet met zijn eigen systeem kunnen blijven werken en tegelijkertijd moet het eenvoudig zijn om samen te rapporteren aan de woningcorporatie. Dat is gelukt, zo blijkt onder meer uit de reactie van diezelfde manager vastgoed die gek werd van al die excelletjes. Hij zei namelijk: “Dit is precies wat we nodig hebben.”

Inzicht en overzicht

Vision hangt als een soort onafhankelijke derde boven alle systemen die in gebruik zijn. Het is de plek waar alle gegevens veilig in landen en waarmee je samen de inzichten genereert waar de woningcorporatie zo’n behoefte aan heeft. Belangrijk is natuurlijk wel dat je afspraken maakt over hoe je de dingen benoemt. Dus dat je op het formulier voor de klanttevredenheid allemaal dezelfde vragen stelt en dezelfde antwoordopties geeft. Als die basis goed is kan iedereen gewoon met zijn eigen systeem (en apps!) blijven werken, Vision bundelt die data daarna op een overzichtelijke manier, zodat je er samen voor de woningcorporatie alle inzichten uit kan halen die van belang zijn (lees hier een voorbeeld uit de praktijk).

Nieuwsgierig geworden naar wat Vision voor jouw bedrijf of woningcorporatie kan betekenen? Ik kom graag langs om samen te bekijken wat er gerapporteerd moet worden en hoe Vision daarbij kan helpen. Neem gerust contact met mij op.

2018-09-04T11:39:00+00:00